PIC مخفف عبارت Participant Identification Code یک شماره 9 رقمی منحصر به فرد برای سازمان‌های (اشخاص حقوقی) متقاضی شرکت‌کننده در برنامه‌هایی نظیر اراسموس پلاس و پروژه‌های پژوهشی اتحادیه اروپاست. در حقیقت، این کد یک ابزار جستجو برای سازمان‌ها و موسسات آکادمیک و علمی انتفاعی و غیر انتفاعی است که قصد مشارکت در این برنامه‌ها را دارند و کمیسیون اروپا بر اساس این کد مؤسسه حقوقی را شناسایی می‌کند. اگر مؤسسه یا عضوی از آن مؤسسه متقاضی جذب گرنت در اجرای یک پروژه پیشنهادی یا قصد مشارکت در پروژه‌ها به صورت eSubmission باشد، باید از طریق سامانه کمیسیون اروپا اقدام به ثبت‌نام نموده، PIC را دریافت نماید و سپس به تایید کمیسیون برساند (validated). هر پژوهشگر یا داوطلب جذب پروژه‌های اتحادیه اروپا موظف به ارایه PIC مؤسسه متبوع است و باید در مکاتبات خود با بخش‌های مختلف کمیسیون اروپا به آن استناد نماید. ثبت مؤسسه از طریق کد تایید شده شامل همه شرکت‌کنندگان در برنامه های اتحادیه اروپا است.

برای ثبت دانشگاه یا هر مرکز علمی که خواهان جذب گرنت‌های پژوهشی و مبادله (Mobility) است، لازم است یک مقام مسئول (نماینده یا فوکال پوینت) به عنوان "شخصیت حقوقی منصوب شده (LEAR- Legal Entity Appointed Representative) " معرفی شود که معمولا بالاترین مقام یعنی رییس دانشگاه یا رییس مرکز با ارایه مستندات است. LEAR (شخصیت حقوقی منصوب شده به عنوان نماینده) از جنبه اداری و اجرایی قابل اعتماد برای کمیسیون اروپاست، و نقش سازمان را در حمایت از همکاری و مشارکت اعضا ایفا می‌کند. برای تأیید نماینده لازم است مستندات کافی به صورت اصلی و ترجمه شده در سامانه کمیسیون اروپا بارگذاری شود.

علاوه بر این، لازم است مؤسسه مدارک و مستندات متعدد دیگری را برای ثبت‌نام و اخذ تأییدیه در پرتال کمیسیون بارگذاری نماید که نشانگر قدمت، موقعیت، نحوه استقرار، نوع فعالیت و ساختار آن مؤسسه باشد.

فرآیند ثبت دانشگاه اصفهان طی هفته‌ها تلاش مستمر در دفتر روابط بین‌الملل با همکاری حوزه ریاست، موزه دانشگاه، دفتر حقوقی و بهره‌گیری از تجربه‌های دفتر امور بین‌الملل دانشگاه صنعتی شریف و راهنمایی‌های یک همکار در دانشگاه degli Studi Guglielmo Marconi از کشور ایتالیا در سامانه کمیسیون اروپا بارگذاری گردید. مدارک شامل فرم‌های تکمیل شده (اهداف و فعالیت‌ها) و مستندات به صورت اصلی و ترجمه شده همراه با مذاکرات و جلسات مجازی متعدد و رفت و برگشت‌های زیاد در تکمیل مدارک بود. نکته جالب این که قدمت برخی از مستندات مورد استفاده در مکاتبات مربوط به پنجاه یا شصت سال پیش است که در مرکز اسناد و نسخ موزه دانشگاه نگهداری می‌شود.

کمیسیون اروپا با تخصیص کد شناسه (PIC) برابر با 892891985، دانشگاه اصفهان را به عنوان یک نهاد حقوقی، دولتی و غیرانتفاعی شناسایی نمود.

در پایان از همکاران در دفتر روابط بین‌الملل، موزه دانشگاه، دفتر حقوقی و دفتر ریاست دانشگاه تقدیر و تشکر می‌شود.